Projektmanagement Projekt-Definition Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit, Ressourcen und Qualität ein Ziel zu erreichen. Merkmale: zeitliche Befristung Zielvorgabe Einmaligkeit Komplexität Interdisziplinität (mehrere Beteiligte) Projektspezifische Organisation Unsicherheit und Risiko Projektmanagement Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. Kernaufgaben Inhalts- und Umfangsmanagement Terminmanagement Qualitätsmanagement Personalmanagement Kommunikationsmanagement Risikomanagement Umfang Was? Führungsaufgaben: Planung, Kontrolle, Organisation Wer? Organisation: Projektteam Wie? Instrumente, Techniken, Methoden Ziele Die drei Ziele beeinflussen sich gegenseitig. Daher muss vor Projektbeginn eine deutliche Zeitpräferenz festgelegt werden.Geschichte des Projektmanagements 1900 Henry Gantt entwickelt das Gantt-Chart als erstes Projektmanagementtool (Balkendiagramm). 1950 Entwicklung der Critical Path Method von DuPont (Netzplantechnik). Entwicklung des PERT-Verfahrens im Rahmen eines Militär-projektes (Program Evaluation and Review Technique). 1969 Gründung von PMI (Projektmanagementorganisation), die den PM BOK Guide (Standards) herausgeben. 1970 Zunächst nur Militär, Raumfahrt, später auch andere Industrien. ab 1970 Weiterentwicklung des Projektmanagement. 2001 Veröffentlichung des agilen Manifests.Vorgehensweise im Projektmanagement Klassisches Projektmanagement → Das Projekt wird von Anfang bis Ende so detailliert wie möglich geplant → Verschiedene Phasen werden sequentiell durchlaufen → genaue Ziele Wasserfallmodell PMI-Prozessgruppen PMI-Bewertung Richtlinien für Projektmanagementprozesse Internationale Großprojekte mit amerikanischer Beteiligung Kein streng sequentieller Durchlauf Größte Organisation weltweit PMBOK: Rahmenwerk für Unternehmensstandards → gut für Anfänger → klare Richtlinien GPM / IPMA Kompetenzorientiert: Kompetenz der beteiligten Personen für gutes PM Zuständigkeit Befugnis Wissen Können und Fähigkeit Erfahrung Einstellung → Hohe Anforderung an PL → nicht gut für Anfänger PRINCE 2 Projektmanagement-Standard in Großbritannien Standardisierte, gut dokumentierte Projekte Management by Exception Hoher Dokumentationsaufwand → Große Projekte → Anfängergeeignet durch Management by Exception Entscheidungshilfe PMI → US-Amerikanisch → Anfänger: Klare Richtlinien IPMA → Europa → Hohe Anforderungen an Person → Zertifikate in DE, AU, CH → Keine Anfänger PRINCE 2 → Großbritannien → große Projekte → Management by Exception → Anfänger Agiles Projektmanagement Iteratives, inkrementelles Vorgehen Am Ende jeder Etappe gibt es ein funktionsfähiges Zwischenprodukt Somit wird Raum für Abweichungen gelassen Zwischenzeitliche Anpassungen Beispiele: SCRUM, Kanban, Lean Grundprinzipien Menschen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen. Funktionierende Software steht über umfassender Dokumentation. Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über Vertragsverhandlung. Reaktion auf Veränderung steht über Befolgen eines Plans. Agil oder Klassisch? Klassisch Agil Umfang und Ziele klar definiert nicht klar definiert Auftraggeber weiß, was er benötigt weiß nicht, was er möchte Projektteam in anderen Projekten tätig nur ein Projekt Lieferanten klare Vorgaben keine Vorgaben Das hybride Projektmanagement ist eine Mischung aus beiden Methoden. Es versucht die Schwächen beider Methoden auszugleichen bzw. zu vermindern. Strategische Projektauswahl Wirtschaftlichkeitsanalyse Monetär, also durch Betrachtung der Kosten und Einnahmen Nutzenorientiert, also als Gesamtbetrachtung aller Attraktivitätskriterien Nutzenanalyse Ziele bestimmen und gewichten Punkte für Projekte vergeben Gewichte x Punkte Punktgesamtsumme Sensitivität des Ergebnisses analysieren Ziele der Nutzwertanalyse müssen zusammen mit dem Top-Management aus den strategischen Zielen des Unternehmens abgeleitet werden. Die Gewichtung der Ziele kann über eine Präferenzmatrix erfolgen. Projektdefinition Der Projektantrag Vertragsgrundlage zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer Festlegung Leistungsvolumen sowie Kosten- und Terminrahmen Der Projektantrag ist der formelle Startschuss für ein Projekt Inhalt Name Kurzbeschreibung Identifikationsbegriff Projektleiter / Teilprojektleiter Mit- / Unterauftragnehmer Geplanter Personalaufwand Einzelmittelkosten Meilensteine Fertigstellungstermine Risikobetrachtung Unterschriften Der Projektantrag ist eine formale Anforderung an das Management, das Projekt freizugeben und Ressourcen bereitzustellen. Entweder der Projektauftrag wird erteilt oder das Projekt wird abgelehnt. In Projekten mit externen Kunden wird das Projekt meistens in der Folge von Ausschreibung, Angebot und Auftrag gegründet - hier müssen mehr rechtliche Aspekte betrachtet werden als in internen Projekten. Projektziel Ziele sollten SMART sein: Spezifisch Messbar Angemessen Relevant Terminiert Lastenheft Das Lastenheft beschreibt ergebnisorientiert die Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrags. Was und Wofür? → Vom Anwender erstellt Pflichtenheft Im Pflichtenheft sind die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben beschrieben. → Umsetzung des Lastenhefts Wie und Womit? → In Absprache mit Anwendern Leistungsbeschreibung Die Leistungsbeschreibung umfasst das fachliche Feinkonzept und einen ersten Grobentwurf für die technische Realisierung. Es stellt für alle Seiten die einzig verbindliche Beschreibung des geplanten Produkts dar. Projektakteure Der Projektleiter Fachlich: IT-Know-How BWL-Kenntnisse Präsentations-Skills Vertragsrecht Erfahrungen im PM Unternehmensorganisation Soft Skills (soziale Kompetenz): Belastbarkeit Leistungsfähigkeit Teamfähigkeit Kommunikationsfähigkeit Kritikfähigkeit Führungsfähigkeit Der Projektleiter übernimmt die fachliche und disziplinarische Führung der Mitarbeiter im Projekt. Aufgaben Verantwortung Ziele und Ressourcen Präzision und Abstimmung der Aufgabe Auswahl Team Projektplanung, Projektorganisation Der Auftraggeber Der Auftraggeber gibt das Projekt in Auftrag. Aufgaben Projektziel, Vorgaben Ressourcen (Geld) bereitstellen Unterstützung des Projektleiters Abnahme der Ergebnisse Projektlenkungsausschuss (Der Rat der Jedi :) ) Der PLA ist ein Steuerungs- und Unterstützungsgremium, das den Projektfortschritt überwacht und als höchste Entscheidungsebene fungiert. Aufgaben Genehmigt Ziele Ernennt Projektleiter Bestätigt Team Weitere Rollen Ein Projektcontroller verbindet die Projektplanung, -steuerung und -kontrolle mit dem Unternehmenscontrolling und unterstützt den Projektleiter. Bei großen Projekten wird ein eigener Controller abgestellt. Die Teammitglieder arbeiten am Projekt mit. Sie übernehmen Verantwortung für Aufgaben oder Teilprojekte und erstatten dem Projektleiter Bericht. Projektorganisation Das Projektmanagement muss in die Unternehmensorganisation eingebettet sein. ... als Stabstelle Projektkoordinator statt Projektleiter Keine Verantwortung des PK, da Entscheidungen in der Linie getroffen werden Autorität hängt von GF ab ... autonom Projektleiter hat volle Weisungsbefugnis und volle Verantwortung Personalbeschaffung über GF ... als Matrixorganisation Unterschiedliche Organisationseinheiten, parallel andere Aufgaben PL hat volle Verantwortung aber nur finanzielle Weisungsbefugnis Internes VS Externes IT-Projektmanagement Grund + - fehlende Kandidaten Neutral Kontrolle "neutrale Person" Erfahrung Transfer vernachlässigt Erfahrung Sachlich Akzeptanz Interne VS Externe Mitarbeiter Grund + - Kapazität Günstig Unverzichtbare Berater fehlendes Know-How integriert Unternehmenskenntnisse Projektstrukturplan Der Projektstrukturplan ist eine vollständige hierarchische Darstellung aller Elemente der Projektstruktur als Diagramm oder Liste. Er wird häufig als Organigramm aufgebaut: Projekt → Teilprojekt → Teilaufgabe → Arbeitspakete Phasenorientierter Projektstrukturplan → Einteilung nach zeitlichen Phasen des Projekts Planung Vorbereitung Realisierung Fertigstellung Nachbereitung Projektmanagement AP AP AP ... ... ... ... AP ... Funktionsorientierter Projektstrukturplan → Einteilung nach Unternehmensfunktionen Finanzen Produktion Marketing Entwicklung AP AP ... ... ... AP Objektorientierter Projektstrukturplan → Einteilung nach physischen Objekten Lieferanten Insektenhotels Presse Öffentlichkeit AP AP ... ... ... AP ... → Häufig gibt es Mischformen Entstehung des Projektstrukturplans Erstellung in einem Kickoff vom gesamten Team Ziele klären, Meilensteine festlegen Aktivitäten sammeln Teilprojekte und Arbeitspakete festlegen Kontrollfragen: Kann das Projektziel so realistisch erreicht werden? Arbeitspakete → Unterste Ebene im PSP→ Basis zur Planung und Kontrolle→ Ein Verantwortlicher pro AP→ Kosten- und Zeitanteil ca. 2-5% Meilensteine → Orientierungspunkte zur Abnahme→ Fortschrittskontrolle→ Quality Gates (Qualitätskriterien)→ Bestimmung des weiteren Vorgehens Projektplanung Schätzung des Projektaufwands → Der Projektaufwand wird auf Basis der Leistungsbeschreibung geschätzt. Ressourcengesteuert → Bei knappen Ressourcen→ Aufwand = Dauer x Ressourcenanzahl Termingesteuert → Bei festen Terminen→ So planen, dass Zieltermin erreicht wird Einzelschätzung → Durchführung von Experte→ Drei Punkte: Optimistisch, pessimistisch, wahrscheinlich Mehrfachbefragung → Durchschnitt aus mehreren Expertenschätzungen Terminplanung → Festlegung der logischen Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen in einer Vorgangsliste. Die Bearbeitungsreihenfolge ergibt sich daraus. GANTT-CHART → Balkendiagramm, für jeden Vorgang einen Balken auf der Zeitachse Pro Übersichtlich Dauer verbildlicht Parallele Abläufe schnell einsehbar Contra Abhängigkeiten nicht erkennbar Kein "kritischer Pfad" Netzplantechnik Nr. = NummerD = Dauer des VorgangsAktivität = Name des VorgangsFAZ = Frühester AnfangszeitpunktSAZ = Spätester AnfangszeitpunktGP = Gesamter PufferFP = Freier PufferFEZ = Frühester EndzeitpunktSEZ = Spätester Endzeitpunkt Die Gesamtpufferzeit ist die Zeit, um die der Vorgang verschoben werden kann, ohne dass der Endtermin des Projektes davon betroffen ist. Die Freie Pufferzeit gibt an, wie ein Vorgang verschoben werden kann, ohne einen nachfolgenden Vorgang zu beeinflussen. Der Pfad, auf dem Projektvorgänge ohne Pufferzeit liegen, nennt man kritischer Pfad. Diese Vorgänge nennt man kritische Vorgänge. → Ein größeres Beispiel für einen Netzplan ist auf Folie 15 zu finden, Foliensatz Projektplanung